Informace o zpracování osobních údajů

Chráníme vaše údaje

Tento dokument slouží k poskytnutí informací o způsobu zpracování Vašich osobních údajů a o právech, která Vám jako subjektu údajů náleží v souladu s právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů.

Správcem osobních údajů je Obec Doksany, Doksany č.p. 108, 411 82 Doksany,

IČO: 00263524 (dále jen „obec“ nebo „správce“).

Obec při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s platnými právními předpisy

České republiky a Evropské unie, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady

(EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se 

zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) a související

vnitrostátní legislativou.

Osobní údaje zpracováváme výhradně v rozsahu nezbytném pro splnění stanoveného

účelu zpracování, zejména za účelem plnění zákonných povinností obce, výkonu

veřejné správy, plnění smluvních závazků, ochrany oprávněných zájmů správce nebo

na základě souhlasu subjektu údajů, je-li takový souhlas vyžadován.

V následujících částech tohoto dokumentu naleznete podrobné informace o tom, jaké

osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, na základě jakého právního titulu, komu

mohou být osobní údaje zpřístupněny, jak dlouho jsou uchovávány a jaká práva můžete

v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů uplatňovat.

Základní zásady ochrany osobních údajů

Obec se zavazuje při zpracování osobních údajů důsledně dodržovat veškeré povinnosti stanovené právními předpisy na ochranu osobních údajů a přijímat taková opatření, aby byla práva a svobody subjektů údajů chráněna v co nejvyšší možné míře.

Získávání, uchovávání a další zpracování osobních údajů je prováděno výhradně v souladu se zásadami zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, účelového omezení, minimalizace údajů a odpovědnosti správce.

Obec zavádí a udržuje odpovídající technická, organizační a bezpečnostní opatření k zajištění ochrany osobních údajů. Tato opatření směřují zejména k zajištění důvěrnosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systémů a služeb zpracování osobních údajů. Jejich účinnost je pravidelně přezkoumávána, vyhodnocována a průběžně zdokonalována s ohledem na vývoj právních požadavků, technologií a identifikovaných rizik.

Přístup k osobním údajům mají pouze oprávněné osoby, které jsou vázány povinností mlčenlivosti a které osobní údaje potřebují ke splnění svých pracovních či zákonných povinností. Předávání osobních údajů třetím osobám probíhá pouze v případech stanovených právními předpisy, na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů nebo na základě svobodného a informovaného souhlasu subjektu údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu zpracování a uchovávány pouze po dobu odpovídající tomuto účelu nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, spisovým a skartačním řádem či jinými závaznými pravidly.

 Obec průběžně sleduje změny právních předpisů, metodických doporučení a bezpečnostních rizik v oblasti ochrany osobních údajů a informační bezpečnosti. Veškeré relevantní požadavky a opatření jsou bez zbytečného odkladu promítány do interních procesů a postupů správce.

Každý případ porušení zabezpečení osobních údajů je řádně evidován, analyzován a vyhodnocen z hlediska možných dopadů na práva a svobody dotčených osob. V případech stanovených právními předpisy obec oznamuje porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu a v případě vysokého rizika rovněž bez zbytečného odkladu informuje dotčené subjekty údajů.

Přehled zpracovávaných typů údajů a jejich zdroje

Obec zpracovává osobní údaje nezbytné pro výkon samostatné i přenesené působnosti, plnění zákonných povinností, poskytování veřejných služeb a zabezpečení dalších činností vykonávaných v souladu s právními předpisy.

Za tímto účelem obec shromažďuje zejména identifikační údaje umožňující jednoznačné určení subjektu údajů, kontaktní údaje sloužící ke komunikaci, údaje související s vedenými správními, evidenčními, smluvními a účetními agendami a další osobní údaje nezbytné pro řádné plnění konkrétního účelu zpracování.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů se vždy odvíjí od povahy příslušné agendy, zákonného zmocnění nebo poskytované služby a odpovídá zásadě minimalizace osobních údajů. Obec zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a nezbytné pro dosažení stanoveného účelu.

Osobní údaje jsou získávány především přímo od subjektů údajů při výkonu jednotlivých agend obce. V případech stanovených právními předpisy mohou být údaje získávány rovněž od jiných orgánů veřejné moci, z informačních systémů veřejné správy, ze základních registrů, od jiných oprávněných subjektů nebo z veřejně dostupných evidencí.

Obec dbá na to, aby zpracovávané osobní údaje byly přesné, aktuální a zpracovávané transparentním způsobem. V případě zjištění nepřesností přijímá bez zbytečného odkladu opatření k jejich opravě, doplnění nebo výmazu v souladu s příslušnými právními předpisy.

Účely a právní základ pro zpracování 

Hlavním účelem zpracování osobních údajů je plnění agend vyplývajících z povinností obce a poskytování služeb občanům. 

Přehled účelů a právních základů pro zpracování 

1*a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;  

b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů; 

c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;  

d) zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;  

e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;  

f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. 

Upozorňujeme, že na akcích pořádaných obcí jsou obvykle pořizovány fotografie pro účely tiskového zpravodajství a že veřejná vystoupení v záležitosti veřejného zájmu mohou být dokumentována (např. zasedání zastupitelstva obce).

Doba, po níž jsou osobní údaje zpracovávány

Osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu, pro který byly shromážděny, a v souladu se zásadou omezení uložení podle GDPR. Konkrétní doba zpracování se řídí zejména právními předpisy upravujícími jednotlivé agendy obce, požadavky spisového a skartačního řádu, uzavřenými smluvními vztahy nebo dobou, po kterou trvá udělený souhlas subjektu údajů.

Po uplynutí stanovené doby jsou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo předány k archivaci v souladu se zvláštními právními předpisy. Doba uchovávání jednotlivých kategorií osobních údajů je vždy stanovena s ohledem na účel zpracování, zákonné povinnosti správce a ochranu práv a oprávněných zájmů dotčených osob.

Jak probíhá zpracování osobních údajů

Obec zpracovává osobní údaje prostřednictvím svých informačních systémů, evidencí a dalších prostředků určených k výkonu svěřených agend. Při zpracování osobních údajů obec uplatňuje soubor technických, organizačních a personálních opatření, jejichž cílem je zajistit odpovídající úroveň zabezpečení zpracovávaných údajů s ohledem na povahu, rozsah, účel zpracování a možná rizika pro práva a svobody subjektů údajů.

Zpracování osobních údajů je pod nepřetržitou kontrolou nastavených bezpečnostních procesů a opatření fyzického, technického i organizačního charakteru. Obec využívá moderní bezpečnostní mechanismy, které minimalizují riziko neoprávněného přístupu k osobním údajům, jejich pozměnění, ztráty, zničení, neoprávněného zpřístupnění nebo jiného způsobu zneužití.

Přijatá opatření zahrnují zejména řízení přístupových oprávnění, ochranu informačních systémů, zabezpečení datových přenosů, zálohování dat, ochranu prostor, ve kterých dochází ke zpracování osobních údajů, a pravidelné vyhodnocování bezpečnostních rizik. Účinnost těchto opatření je průběžně monitorována a v případě potřeby aktualizována tak, aby odpovídala aktuálním technologickým, organizačním a právním požadavkům.

K osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, které jsou k jejich zpracování pověřeny v rozsahu nezbytném pro výkon svých pracovních, služebních nebo zákonných povinností. Tyto osoby jsou řádně proškoleny v oblasti ochrany osobních údajů a informační bezpečnosti a jsou vázány povinností mlčenlivosti o skutečnostech, se kterými se při výkonu své činnosti seznámily. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovněprávního, služebního či jiného obdobného vztahu k obci.

Obec pravidelně vyhodnocuje úroveň zabezpečení osobních údajů a přijímá opatření směřující ke zvyšování ochrany osobních údajů tak, aby byla zajištěna jejich důvěrnost, integrita, dostupnost a odolnost vůči bezpečnostním incidentům.

ZÁZNAM O ZPRACOVÁNÍ – KAMEROVÝ SYSTÉM

Předávání osobních údajů jiným osobám

Obec může za účelem zajištění řádného výkonu svých činností a plnění zákonných povinností předávat osobní údaje zpracovatelům, kteří pro obec zajišťují dílčí služby související se zpracováním osobních údajů. Tito zpracovatelé zpracovávají osobní údaje výhradně na základě pokynů obce a na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů uzavřené v souladu s požadavky čl. 28 GDPR.

Obec při výběru zpracovatelů dbá na to, aby poskytovali dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření zajišťujících ochranu práv subjektů údajů a bezpečnost zpracovávaných osobních údajů. Aktuální seznam zpracovatelů osobních údajů je zveřejněn na webových stránkách obce.

Osobní údaje mohou být dále zpřístupňovány nebo předávány orgánům veřejné moci, soudům, správním úřadům, orgánům činným v trestním řízení a dalším oprávněným subjektům, pokud taková povinnost vyplývá z právních předpisů nebo pokud je předání nezbytné pro výkon veřejné moci, splnění zákonné povinnosti či ochranu práv a oprávněných zájmů obce nebo jiných osob.

Obec předává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro splnění konkrétního účelu a vždy dbá na zajištění odpovídající úrovně ochrany předávaných údajů. Předávání osobních údajů do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo mezinárodním organizacím obec realizuje pouze v případech a za podmínek stanovených GDPR a příslušnými právními předpisy.

Seznam zpracovatelů:

Alis spol.s.r.o.                                                            IČ: 00672416

Galileo Corporation s.r.o.                                          IČ: 25448714

Komerční banka a.s.                                                  IČ: 45317054

Česká národní banka                                                 IČ: 48136450

FCC BEC, s.r.o.                                                         IČ: 61054259

O2 Czech Republic a.s.                                             IČ: 60193336

Státní Oblastní Archiv Litoměřice                            IČ: 70979464

Mapotip Česko s.r.o.                                                  IČ: 07010770

Zpracování osobních údajů na základě souhlasu

V případech, kdy je právním základem zpracování osobních údajů souhlas subjektu údajů, je jeho poskytnutí vždy dobrovolné a založené na svobodném a informovaném rozhodnutí dotčené osoby. Subjekt údajů má právo rozhodnout se, zda souhlas udělí, v jakém rozsahu jej poskytne, případně zda jeho udělení odmítne.

Obec zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu a pro účely, ke kterým byl souhlas udělen, a je vázána podmínkami tohoto souhlasu. Souhlas je vyžadován pouze v případech, kdy zpracování osobních údajů nelze opřít o jiný právní základ stanovený právními předpisy.

Subjekt údajů je oprávněn svůj souhlas kdykoliv odvolat, a to stejným nebo obdobně jednoduchým způsobem, jakým byl souhlas udělen. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů prováděného před jeho odvoláním.

Po odvolání souhlasu, případně v případě jeho neposkytnutí, obec ukončí zpracování osobních údajů prováděné na základě souhlasu, pokud pro jejich další zpracování neexistuje jiný právní důvod vyplývající z právních předpisů nebo oprávněných zájmů správce. Osobní údaje budou následně vymazány, anonymizovány nebo dále zpracovávány pouze v rozsahu a po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Práva subjektů údajů

Právo na přístup 

umožňuje subjektu údajů zjistit, zda a případně jaké údaje o jeho osobě obec zpracovává, účel, právní základ, způsob a dobu zpracování a o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny. Stejně tak má každý subjekt údajů právo na informaci o všech osobních údajích, které o něm obec zpracovává. Tím by však neměla být dotčena práva ostatních (zejména právo na ochranu jejich osobních údajů, ale rovněž se může jednat o ochranu duševního vlastnictví či obchodního tajemství), případně ohrožena národní bezpečnost. Subjekty údajů také mají být informováni o tom, zda jsou jejich osobní údaje využívány k automatickému rozhodování nebo profilování.

právo na opravu 

umožňuje subjektu údajů dožadovat se nápravy v případě, kdy zjistí, že evidované údaje jsou nesprávné, nepřesné nebo neúplné. Obec musí v případě oznámení zajistit provedení opravy bez zbytečného odkladu.

Právo na výmaz 

(neboli právo být zapomenut) umožňuje subjektu údajů požadovat odstranění svých údajů z evidence obce, pokud nastane některý z těchto případů:

• osobní údaje jsou evidovány a zpracovávány protiprávně, např. uplynula stanovená doba zpracování; 
• zpracování bylo založeno na souhlasu, který byl odvolán, a zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování;
• rodič nesouhlasí se zpracováním osobních dat svého dítěte (pokud se jedná o zpracování údajů na základě souhlasu pro služby informační společnosti);
• osobní údaje již nejsou pro účel, pro který byly uchovávány a zpracovávány, potřeba;
• subjekt údajů vznese námitku proti zpracování založenou na oprávněných zájmech obce a tyto oprávněné zájmy nepřeváží zájem na ochraně osobních údajů občana.

V případě uplatnění práva na výmaz je subjekt údajů oprávněn požadovat výmaz všech výskytů a odkazů na jeho osobní údaje ve všech kopiích.

Právo na omezení zpracování 

ukládá obci omezit zpracovávání osobních údajů občana z následujících důvodů:

• pokud subjekt údajů namítá, že zpracovávané údaje jsou nepřesné, je možné požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření přesnosti osobních údajů;
• jestliže pro zpracování osobních údajů neexistuje právní základ, může subjekt údajů místo výmazu požadovat omezení zpracování (dočasné uchování bez dalšího zpracování);
• jestliže osobní údaje již nejsou potřeba pro vytyčený účel obce, ale mohou být i nadále potřebné pro dítě, občana a zákonného zástupce dítěte, např. pro obhajobu případných právních nároků;
• jestliže subjekt údajů již vznesl námitku proti zpracování údajů, je oprávněn zároveň požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření, zda oprávněné zájmy správce převáží nad zájmy subjektu údajů.
•  
• Právo vznést námitky 

umožňuje subjektu údajů ohradit se proti zpracování jeho osobních údajů založenému na oprávněném nebo veřejném zájmu obce. V případě námitek subjektu údajů má obec povinnost ověřit a řádně zdůvodnit, zda oprávněné či veřejné zájmy převažují nad zájmy subjektu údajů na ochraně jeho osobních údajů.

Právo na přenositelnost 

umožňuje subjektu údajů získat své osobní údaje ve strukturované strojově čitelné podobě. Rovněž může požadovat, aby tyto údaje byly předány přímo jinému správci, pokud je to (technicky) možné a proveditelné. Právo se však uplatní pouze v případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu či smlouvě.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.

Úřad pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

telefon: +420 234 665 111

Způsob uplatňování práv subjektů údajů

elektronickým podáním:

• prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem
• info@obec-doksany.cz
• prostřednictvím datové schránky btfaqtg
• osobně v kanceláři obecního úřadu obce (písemná žádost, občanský průkaz)

-        Obecní úřad Doksany

         Doksany č.p. 108

            411 82 Doksany

úřední hodiny :

Po:       08:00  -  17:00 

Út:  

St:       08:00 – 17:00

Čt:                             

Pá:                             

Postup k uplatnění práv subjektů údajů

1. Přijetí žádosti
2. Identifikace žadatele
3. Vyhodnocení žádosti
4. Rozhodnutí o žádosti
5. Výkon rozhodnutí
6. Informování žadatele

Lhůta na zpracování žádosti činí 30 dní ode dne přijetí žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit až o 60 dní, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce údajů informován, včetně důvodu prodloužení.

Identifikační a kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů

• Galileo Corporation s.r.o.

• IČO: 25448714

• Se sídlem: Březenecká 4808, 430 04 Chomutov

Martin Došek

e-mail: martin.dosek@igalileo.cz

telefon: +420 774 618 251

Slovníček pojmů

Oprávněný zájem
Právní základ zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Jedná se o oprávněný zájem správce nebo třetí strany, který je dostatečně významný a není převážen právy a svobodami subjektu údajů. Typickým příkladem může být ochrana majetku, zajištění bezpečnosti, vymáhání právních nároků nebo komunikace se smluvními partnery.

Osobní údaj
Jakákoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Za identifikovatelnou fyzickou osobu se považuje osoba, kterou lze přímo nebo nepřímo identifikovat zejména odkazem na jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity.

Příjemce
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny nebo předány, bez ohledu na to, zda se jedná o třetí stranu.

Správce
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci nebo jiný subjekt, který samostatně nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Správce odpovídá za zákonnost zpracování a může k provádění některých činností pověřit zpracovatele.

Subjekt údajů
Identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Účel zpracování
Konkrétní, výslovně vyjádřený a legitimní důvod, pro který jsou osobní údaje shromažďovány a dále zpracovávány. Osobní údaje mohou být zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu.

Zpracování osobních údajů
Jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji prováděných automatizovanými nebo neautomatizovanými prostředky. Jedná se například o shromažďování, zaznamenávání, uspořádání, ukládání, vyhledávání, používání, zpřístupňování, předávání, šíření, omezení, výmaz nebo likvidaci osobních údajů.

Zpracovatel
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce na základě jeho pokynů a uzavřeného smluvního vztahu nebo jiné právní povinnosti.

Osobní údaje zvláštní kategorie (citlivé osobní údaje)
Osobní údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje za účelem jedinečné identifikace osoby, údaje o zdravotním stavu nebo údaje o sexuálním životě či sexuální orientaci fyzické osoby.

Porušení zabezpečení osobních údajů
Bezpečnostní incident vedoucí k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zpřístupnění nebo neoprávněnému přístupu k osobním údajům, které jsou přenášeny, uchovávány nebo jinak zpracovávány.

Směrnice pro plnění práv subjektů údajů obce Doksany. Typ: DOCX dokument, Velikost: 39.43 kB

Příloha č.1 - přijetí požadavku na plnění práv subjektu údajů Typ: DOCX dokument, Velikost: 23.18 kB

Záznamy k činnostem zpracování obce Typ: PDF dokument, Velikost: 424.03 kB

Informační memorandum o zpracování osobních údajů zaměstnanců Typ: PDF dokument, Velikost: 221.41 kB